Здравейте всички! В тази статия ще ви кажа как да създадете бутон в базата данни на Microsoft Access.
Създаването на бутони във формуляр не зависи от това коя версия на Access сте инсталирали (2003, 2007, 2010, 2013 или 2016). В тази статия ще покажа 2 начина за създаване на бутони във формуляр в базата данни на Access: използване на съветник и използване на макрос.
Как да го направим?
Стъпка 1: Създайте формуляр
Ако нямате формуляр, трябва да създадете такъв. Можете да видите повече подробности за това как се създават формуляри. Отидете в раздела „Създаване“, елемент „Съветник за формуляри“. След това изберете таблицата или заявката, на базата на която ще бъде създаден формулярът. След това изберете задължителните полета и щракнете върху „Напред“.
Избирам външен видформи.
Задайте име за формуляра и щракнете върху „Край“.
Отворете формуляра в режим на проектиране. Как да създадете бутон в базата данни на Microsoft Access ще бъде описано във втората стъпка.
Стъпка 2: Създайте бутон с помощта на съветника
В лентата с инструменти изберете елемента „Бутон“ и го поставете във формуляра. Появява се прозорецът на съветника за бутони. Тук трябва да изберете необходимата категория и да зададете конкретно действие. Изберете „Предишен запис“ и щракнете върху „Напред“.
Изберете какво да се показва на бутона: текст или изображение. Оставете изображението по подразбиране и щракнете върху „Напред“.
Задайте име за бутона и щракнете върху „Край“.
Сега нека създадем бутон с текст. Нека отидем отново на съветника за бутони и изберете „Следващ запис“.
Стъпка 3: Създайте бутон с помощта на макрос
В лентата с инструменти изберете елемента „Бутон“ и го поставете във формуляра. Появява се прозорецът на съветника за бутони. Кликнете върху „Отказ“.
Щракнете двукратно върху създадения бутон, за да отворите прозореца със свойства. Отидете в раздела „Събития“, елемент „Натискане на бутон“. Кликнете върху бутона с три точки.
Изберете „Макроси“ и щракнете върху OK.
Цел на работата: придобиват умения и способности за създаване на форми за редактиране на таблици с данни на MS Access.
Използване на Form Builder в Microsoft Access
Разбира се, Access ви позволява да създадете формуляр за въвеждане на данни „от нулата“, почти елемент по елемент, както потребителят иска. В повечето случаи обаче това е нерационално, тъй като програмата ви позволява значително да опростите и автоматизирате този процес, спестявайки време и усилия на потребителя. Следователно, за да създадем формата, която ще използваме майстор на формите. Намира се в раздела „Създаване“.
Съветникът за формуляри ще свърши цялата работа вместо нас, за да създадем формуляр за въвеждане на данни, като зададе няколко прости въпроса. За да го управляватеКликнете върху бутона „Съветник за формуляри“ и получете този резултат
Първото нещо, което трябва да направим, е да изберем таблицата с данните, които ще редактираме. Таблицата се избира в падащия списък в горната част. Веднага след като посочим таблицата, списъкът с полета, налични за редактиране, ще бъде незабавно попълнен. Тук можем да изберем полетата, които са ни необходими за формата. Можем да изберем само необходимите елементи от всяка таблица и заявка. Ако някои полета не изискват директно редактиране от потребителя, тогава няма нужда да ги премествате в дясната страна на списъка. Придвижвайки се отляво надясно с помощта на съответните бутони, ние избираме полетата, от които се нуждаем, които ще бъдат показани във формата за редактиране на съдържанието на таблицата с данни.
Като пример, нека създадем форма за редактиране на данни за договор. За да направите това, в прозореца преместваме всички полета на таблицата с договори в дясната страна.
Съответно, след като щракнете върху бутона „Край“, съветникът за създаване на формуляр ще създаде формуляр за редактиране от полетата, които са били в десния списък, и ако има полета на таблицата, останали в списъка отляво, те няма да бъдат в окончателна форма за редакция.
В резултат на това получаваме формата, от която се нуждаем в тази форма:
Ако таблицата със списъка на договорите беше „независима“, тогава на този етап би било възможно да приключим. Но ако си спомним, че нашата база данни е нормализирана в структурата си, ще разберем, че таблицата с договори не съдържа директни данни за лицето, с което е сключен този договор, а само връзка към него. Тоест масата логически свързанис друга таблица и не можем да прекъснем тази връзка.
Следователно, вместо директно въвеждане на данни, трябва да конвертираме последните три полета за въвеждане в падащ списък, който вече трябва да съдържа данни за клиентите, с които трябва да свържем логически данните за договора. За да направите това, трябва да преместите показалеца на мишката върху елемента, от който се нуждаем, и след като щракнете с десния бутон, изберете командата, от която се нуждаем, в списъка, който се показва.
В този случай избираме елемента от менюто Combo Box, казвайки на Microsoft Access, че искаме да променим начина, по който полето на таблицата се редактира. Искаме потребителят да избере необходимата стойност на полето от списъка, който му се предлага.
Тази операция ще извършим за последните три полета („Договор с юридическо лице“, „Договор с физическо лице“ и „Условия за депозит“). Получаваме следния резултат:
Въпреки това, за да сте сигурни, че вашите данни са свързани с други таблици на Access, трябва да кажете на програмата с какви стойности да попълни всеки списък. За да „работят“ тези полета с падащи списъци, трябва да ги зададете в свойствата източник на данни. За да направите това, трябва да задържите курсора на мишката върху желаното комбинирано поле и да изберете „Свойства“ от появилото се меню.
Отваря се прозорец, който съдържа свойствата на полето с падащ списък, който ни позволява да кажем на програмата (Microsoft Access) какви данни искаме този списъкпопълнете и в какъв режим да редактирате, как изглежда обработката на грешки и т.н.
Трябва да посочим източник на ред, който ще се използва автоматично за попълване на падащия списък с данни.
Нашата задача е да свържем таблицата с договори и юридически лица по код OKPO. Но е неудобно за потребителя да избере OKPO кода. От гледна точка на лекотата на използване би било по-правилно да предоставите списък с юридически лица и след като потребителят избере юридическо лице, вместо името му, напишете OKPO кода в полето DB (База данни). Тоест, да замени представянето на данни незабелязано от потребителя.
За да разрешите този проблем, изберете таблицата "Юридически лица" и щракнете върху бутона с три точки "...", който се намира до бутона за отваряне на падащия списък.
Конструкторът на заявки се отваря:
Необходимо е падащият списък да съдържа името на юридическото лице и неговия OKPO код. За да направите това, в реда на полето първо изберете името на юридическото лице и след това в следващата колона изберете OKPO кода. Запазваме резултата.
Здравейте всички! В този урок ще разгледаме стъпка по стъпка създаването на таблици в база данни на Access. Всичко, което трябва да направите, е да прочетете и да повторите. Отивам!
Цел: научете се да създавате таблици на база данни, да задавате тяхната структура, да избирате типове полета и да управлявате техните свойства; усвояват техники за попълване на таблици със специфично съдържание.
Ръководителят на малко предприятие, което сглобява персонални компютри от готови компоненти, поръча разработването на база данни, базирана на две таблици с компоненти. Една таблица съдържа данни, които могат да бъдат показани на клиентите при съгласуване на продуктова спецификация - тя показва цените на дребно на компонентите. Втората таблица е предназначена за анализиране на резултатите от дейността на предприятието - съдържа цени на едро за компоненти и кратка информацияотносно доставчиците (корпоративните клиенти нямат достъп до данните в тази таблица).
1. Стартирайте програмата Microsoft Access(Старт - Програми - Microsoft Office - Microsoft Access).
2. В прозореца Microsoft Accessвключете превключвателя Нова база данни.
Създаване на база данни на Access - Създаване стъпка по стъпка на таблици в база данни на Access
3. В страничната лента изберете мястото, където ще се съхранява базата данни, дайте име на файла: Аксесоари. Уверете се, че е избран File Type Бази данни на Microsoft Accessи щракнете върху бутона Създавайте. В резултат на това на екрана трябва да се появи прозорец на нова база данни. Първият режим за създаване на таблица ще се стартира автоматично:
4. Превключете от режим на таблица към режим на проектиране, като го изберете в менюто:
Когато програмата поиска име на таблица, въведете името: Аксесоарии щракнете върху OK. Ще се отвори прозорец на дизайнера, в който ще създадем структурата на таблицата:
Създаване на таблица на Access - Стъпка по стъпка създаване на таблици в база данни на Access
5. За първата таблица въведете следните полета:
Моля, имайте предвид, че в този случай полето Ценаопределени не от паричния тип, а числови. Данните, свързани с паричния тип, имат измерение, изразено в рубли (ако работата се извършва с версия на Microsoft Access, локализирана в Русия). Но не е обичайно да се изразява цената на компютърните компоненти в тази мерна единица. За сравняване на цените от различни доставчици обикновено се използват „конвенционални единици“. В такива случаи е удобно да се използва полето числовитип, за да не преконфигурирате цялата СУБД.
Таблица "Компоненти" - Създаване стъпка по стъпка на таблици в база данни на Access
6. Кликнете върху полето Цена. В долната част на формуляра задайте свойството Брой знаци след десетичната запетая, равно на 2.
7. За да се свържете с таблицата на бъдещия доставчик, трябва да зададете ключово поле. Тъй като нито едно поле тук не претендира ясно да е „уникално“, ние използваме комбинация от полета КомпонентИ Модел. Изберете двете полета в горната част на формуляра (като държите натиснат клавиша SHIFT). Щракнете с десния бутон, за да отворите контекстното меню и изберете Ключово поле.
След това до тези полета ще се появи „ключ“.
8. Затворете прозореца Designer (обичайното затваряне е чрез „кръста” в горния десен ъгъл на прозореца Designer).
Отговорете на заявката за запазване на променената структура на таблицата със съгласие.
9. Повторете стъпки 4-8, за да създадете таблица Доставчици, което включва следните полета:
За да направите това, трябва да направите следното: меню Създаване - Таблица.
Изберете режим Дизайнер.
Моля, обърнете внимание, че полето за телефонен номер е текстово, въпреки факта, че телефонните номера обикновено се изписват с цифри. Това се дължи на факта, че те нямат числово съдържание. Телефонните номера не се сравняват по размер, не се изваждат от един номер към друг и т.н. Това е типично текстово поле.
Ключовото поле може да бъде пропуснато– не се изисква за текущата задача.
10. В левия страничен панел на прозореца на базата данни щракнете двукратно, за да отворите създадените таблици една по една и да ги попълните с експериментално съдържание (10 записа всяка).
11. Когато приключите, затворете масите и излезте от програмата.
В този урок по прост примерПоказано е поетапно създаване на таблици в база данни на Access. Ако се интересувате, препоръчвам ви да гледате видео урока по-долу.
Следва продължение…
УРОК 1: Стъпка по стъпка създаване на таблици в база данни на Access
УРОК 2: Създаване на релации между таблици в базата данни на Access
УРОК 3: Създаване на заявка за избор на данни в база данни на Access
УРОК 4: Създаване на заявки с параметър в базата данни на Access
УРОК 5: Създаване на кръстосана заявка в база данни на Access
УРОК 6: Създаване на заявки за промяна в база данни на Access
УРОК 7: Създаване и попълване на формуляри в базата данни на Access
Всяка област на бизнеса изисква водене на записи на различни видове информация. Това могат да бъдат статии в пресата или решения на съдебни органи, разходи за всякакви покупки или отчитане на използването на превозни средства от автопарка на компанията - задачата на всеки от тези видове записи е да натрупва информация и възможност за бързо намиране на информация, и правете това възможно най-бързо.
Базата данни (БД) е съвкупност от информация, чиято систематизация се извършва по специално подбран критерий. Типичен пример за проста база данни е приложна програма, която показва процеса на продажба на продукти във всеки търговски обект, като в една колона се въвеждат имената на стоките, предлагани на клиентите, а в другата тяхната цена. Такива програми са друг вид приложни програми, които осигуряват автоматизация на продажбите.
Използването на приложни програми ви позволява да увеличите ефективността на обслужването на клиентите и в в крайна сметкаувеличаване на оборота на магазина - продавачът отделя минимум време за търсене на продукта и информация за него.
Трябва да се има предвид, че основният критерий при създаването на всяка база данни е възможността за свързване на няколко таблици една с друга, така че когато въведете подходящата заявка, да можете да извлечете необходимата информация от тях. Когато работите с базата данни, се използва специален ключ, който ви позволява да идентифицирате информацията, съдържаща се в таблицата, според избран критерий.
Най-често използваната двумерна структура на база данни се състои от колони и редове. Значителен брой съвременни програми, които позволяват на потребителите бързо и лесно да създават бази данни, са базирани на Microsoft Office Access. Той съдържа редица обекти за персонализиране, които ви позволяват правилно да форматирате информацията, която трябва да бъде въведена в базата данни. Пример за проста база данни.
Как да създадете база данни в Microsoft Access
Създаването на проста база данни се извършва на няколко етапа:
- в главния панел изберете раздела „Файл“;
- в него трябва да спрете на позиция „Нова база данни“, на която трябва да бъде зададено конкретно име;
- Щракването върху бутона „Дизайнер“ ще активира режима за изграждане на структура на база данни, като дава възможност на потребителя да използва един от шаблоните, налични за това.
- След като изберете подходящото, остава само да изберете имената на всички полета и да посочите типовете данни с ключовата дума.
Най-простият пример за готова база данниможе да служи като списък на учениците в клас в училище или друга образователна институция, който представлява таблица, в която първата колона съдържа числа, а втората колона съдържа текст.
Приложението MS Access DBMS е пълноценен помощник за създаване и поддържане на таблици и масиви, съдържащи се в тях. Ако базата данни е твърде голяма, е доста трудно бързо да намерите необходимите стойности.
Ето защо Access има функция, наречена заявки. Нека да разгледаме какво представлява, как работи и какви функции има.
Създаване на заявки в Microsoft Access
За да разберете как трябва да знаете основните принципи на работа със СУБД.
Има два начина да направите тази процедура:
- Създател на заявки.
- Съветник за заявки.
Първият метод ви позволява да създадете всяка от всички налични заявки ръчно, но с малкото предупреждение, че потребителят има опит в работата с приложение на Access. Той също така трябва да разбира поне основните му задачи. Що се отнася до втория метод, той трябва да бъде разгледан по-подробно.
Лесен начин за начинаещи
Знаещ човекс няколко щраквания на мишката избира тези компоненти, които потребителят ще трябва да изпълни заявката, и след това бързо създава регистър в съответствие със събраните ключови стойности. Ако това е първото запознаване със СУБД и потребителят няма представа как да създава заявки в Access, тогава се избира програмата Wizard.
В този режим можете да се запознаете и разберете следните видове заявки:
- просто.
- кръст.
- Записи без подчинени.
- Дублирани записи.
Този избор се прави още на първия етап от работата с Учителя. И в бъдеще, следвайки ясни инструкции, дори начинаещ потребител може лесно да създаде заявка. Нека се запознаем с неговите разновидности.
Проста молба
Този инструмент за електронни таблици събира необходимите данни от зададени от потребителя полета. Самото име показва, че това е най-популярният тип заявка за начинаещи. Удобството му се състои в това, че тази процедура се отваря в нов раздел. Следователно отговорът на въпроса как да създадете заявка в Access 2010 става очевиден след отваряне на първото меню на съветника.
Кръстосано искане
Този тип вземане на проби е по-сложен. За да разберете как да създавате в Access с помощта на „Съветника“ в този режим, трябва да щракнете върху тази функция в първия прозорец.
На екрана ще се появи таблица, в която можете да изберете до три колони, разположени в оригинала.
Едно от останалите неизбрани полета може да се използва като заглавки на таблица на заявка. На третия етап от процедурата (пресичане) се избира друга стойност с функция на променливост (средна стойност, сума, първа, последна).
От снимката се вижда, че кръстосаната заявка е създадена и са предприети необходимите действия по посочените параметри.
Дублирани записи
Както подсказва името, основната цел на тази заявка е да избере всички еднакви редове в таблицата според зададените параметри. Изглежда така:
Освен това можете да изберете допълнителни полета, за да съпоставите няколко реда наведнъж.
За да изберете дублиращи се записи, трябва да разширите списъка със заявки и да създадете нова папка там. След това в прозореца „Нова заявка“ изберете реда „Търсене на дублирани записи“. След това трябва да следвате инструкциите на Учителя.
Записи без подчинени
Това е последният тип заявка, налична в режим "Главен - Записи без подчинени".
В този случай се избират само тези стойности, които не участват в нито едно поле от таблици и заявки, но които вече са създадени.
Този тип е подходящ само в случаите, когато има няколко бази данни.
И четирите от тези типове заявки предоставят основна отправна точка за работа със сложни елементи, но улесняват разбирането как да създадете заявка в база данни на Access.
Функции за заявки в MS Access
Нека да разберем защо трябва да изпълните описаните по-горе стъпки. Целта на всички прости и сложни заявки в СУБД на Access е следната:
- Събиране на необходимите данни в таблици, след което преглед, редактиране, добавяне на нови стойности.
- Отличен изходен материал за изготвяне на всякакви отчетни форми.
- Извършване на математически и статистически процедури за преброяване на цели масиви от данни с показване на резултатите на екрана (средна стойност, сума, отклонение, суми).
Примерна заявка
Този тип работа с бази данни е сложна, защото изисква участието на множество таблици.
Необходимо е всички таблици да имат общи ключови полета. В противен случай операцията няма да бъде възможна.
Нека прегледаме как да създадете заявка за избор в Access. Първо трябва да създадете проста заявка с избора на задължителните полета. Тук можете да редактирате данните, за да ги приведете в желаната форма. Между другото, направените промени ще бъдат прехвърлени в изходните таблици, така че тази точка трябва да се вземе предвид.
В прозореца на дизайнера, който се отваря, се попълва прозорецът „Добавяне на таблици“. Тук трябва да добавите онези таблици или заявки, от които трябва да изтеглите оригинални стойности.
След като добавите, можете да започнете да попълвате условията на заявката. За това се нуждаем от низа "Field". В него трябва да изберете онези стойности от таблиците, които ще се показват по време на заявката.
За да завършите операцията, трябва да кликнете върху бутона "Изпълни".
Заявка с параметри
Това е друг вид сложна процедура, която изисква от потребителя определени умения за база данни. Една от основните области на това действие е подготовката за създаване на отчети с мащабни данни, както и получаването на обобщени резултати. Как да създавате заявки в Access 2007 с помощта на дизайнера ще бъде обсъдено по-долу.
Трябва да започнете тази процедура за вземане на проби от данни, като създадете проста заявка, за да изберете необходимите полета. След това през режим Дизайнер трябва да попълните полето „Условие за избор“ и на базата на въведената стойност ще се извърши изборът.
По този начин на въпроса как да създадете заявка с параметър в Access, отговорът е прост - въведете първоначалните параметри за избор. За да работите с дизайнера, трябва да използвате съветника за заявки. Там се създават първични данни за филтриране, които служат като основа за по-нататъшна работа.
Разширено кръстосано запитване
Продължаваме да усложняваме ситуацията. Още по-трудна за разбиране е информацията за това как да създавате заявки в Access, ако има множество таблици с данни. Кръстосаната заявка вече беше обсъдена по-горе като една от възможностите за работа с Учителя. Можете обаче да създадете подобна заявка в режим на проектиране.
За да направите това, щракнете върху „Конструктор на заявки“ - „Кръст“.
Отваря се меню за добавяне на изходни таблици, както и възможност за попълване на избрани полета. Единствените неща, на които трябва да обърнете внимание, са елементите „групова операция“ и „кръстосано табулиране“. Те трябва да бъдат правилно попълнени, в противен случай процедурата няма да бъде завършена правилно.
Кръстосаните заявки са най-лесният начин за търсене и извличане на информация от множество източници на данни, плюс възможност за генериране на диаграми и графики.
Освен това, когато използвате тази процедура, търсенето завършва по-бързо, дори и с няколко опции за развитие.
Разбира се, има и подводни камъни, които могат да попречат на работата ви. Например, когато създавате заявка за сортиране на база данни по стойности на колони, системата генерира грешка. Тоест, налично е само сортиране по стандартни елементи - „възходящо и низходящо“.
За да обобщим, трябва да се каже, че потребителят трябва да реши как да създава заявки в Access - с помощта на Wizard или Designer. Въпреки че за повечето хора, които използват СУБД на MS Access, първата опция е по-подходяща. В края на краищата съветникът ще свърши цялата работа сам, оставяйки само няколко кликвания на мишката за потребителя, за да избере условията на заявката.
За да използвате разширени настройки, очевидно е необходим опит в базата данни на професионално ниво. Ако в работата са включени големи бази данни, най-добре е да се свържете със специалисти, за да избегнете прекъсване на СУБД и възможна загуба на данни.
Има една точка, която е достъпна само за програмисти. Тъй като основният език на СУБД е SQL, желаната заявка може да бъде написана под формата на програмен код. За да работите в този режим, просто щракнете върху реда на вече създадената заявка и изберете „SQL Mode“ в контекстното меню, което се отваря.
